Ablauf einer Neuaufnahme

GKV- und Berufsgenossenschaft

Klassischerweise nehmen wir Terminvereinbarungen für neue Verordnungen über das Telefon als Schnelltermine auf und haben nur grundlegende Informationen. Dazu gehört in jedem Fall eine Telefonnummer. Patienten, die über die Onlinebuchung zu uns kommen. sind bereits mit Mailadresse und Telefonnummer hinterlegt.

Wenn Patienten mit ihrer neuen Verordnung persönlich zur Terminvereinbarung zu uns kommen, können wir, falls genug Zeit ist, die Anmeldung schon vorziehen. Ansonsten läuft sie idealerweise nach diesem Schema ab:

• Aushändigung der Verordnung -> diese prüfen wir direkt auf die Basics Ausstellungsdatum und Arztunterschrift; gibt es hier Probleme, sollten wir die Verordnung gar nicht erst annehmen. Das bedeutet auch, dass ein vereinbarter Termin nicht stattfindet.
• Krankenkassenkarte einlesen und unsere Anmeldung ausfüllen lassen. Eine leserliche E-Mail-Adresse ist für ein optimales Onboarding sehr wichtig.
• Den ersten Termin auf der Verordnung unterschreiben lassen.
• Falls möglich, während der Behandlungszeit die Verordnungen scannen, mit Hilfe von Smart-VO validieren und die Anmeldung einpflegen.
• Falls eine Mailadresse hinterlegt ist, dem Patienten eine Willkommensmail senden mit unserem Wilkommensbrief und der Zuzahlungsrechnung. Patienten mit Blankoverordnungen erhalten statt der Zuzahlungsrechnung unser Infoblatt zur Blankoverordnung. Mit dem Versand der Wilkommensmail bekommen wir auch gleich Rückmeldung, ob die Mailadresse funktioniert.
• Patienten ohne Mailadresse bekommen diese Schriftstücke auf Papier.
• Idealerweise direkt nach der ersten Behandlung alle weiteren Termine vereinbaren.

Privatpatienten und Selbstzahler

• Ggf. Rezept annehmen (enfällt bei Selbstzahlern) und – falls noch nicht geschehen – Verordnung anlegen, um eine Honorarvereinbarung auszudrucken. Achtung, dazu muss bereits eine Adresse hinterlegt sein!
• Währenddessen den Patienten die Anmeldung ausfüllen lassen.
• Honorarvereinbarung vorlegen und unterzeichnen lassen.
• Die unterschriebene Vereinbarung und das Privatrezept einscannen.
• Dem Patienten entweder per Mail unseren Willkommensbrief und den Scan der Honorarvereinbarung zuschicken, oder ihm diese Schriftstücke auf Papier mitgeben.
• Privatpatienten werden erst zum Ende des Behandlungszyklus abgerechnet.