Die GKV-Standard-Heilmittelverordnung
GKV-Patient*innen kommen normalerweise mit der rosa Heilmittelverordnung 13 mit aufgedrucktem QR-Code, die wir mit dem kleinen Scanner automatisch in Henara einlesen können. Dazu gehört auch ein zweites Blatt mit Platz für das Unterschreiben der einzelnen Behandlungstermine.
Es gibt diese Verordnung auch in hellblau, dann beidseitig bedruckt mit den Unterschriftenfeldern auf der Rückseite. Diese Verordnung müssen wir nach dem Einscannen noch mit dem Assistenten ergänzen.
Zum Einscannen wechseln wir in Henara in das Verordnungsfenster (Strg+Leertaste). Ist bereits ein roter Schnellanlagetermin vorab im Kalender eingetragen, kommen wir in der Detail-Seitenleiste am rechten Bildschirmrand über das Klemmbrettsymbol zum Verordnungsfenster.
Mit der Taste F8 starten wir den Verordnungsscan.
Nach dem Scan öffnet Henara den Assistenten und führt euch mit Fragen Schritt für Schritt durch die Verordnung.
Nach Abschluss zeigt Henara in der Validierung (Reiter am unteren Bildschirmrand links) eventuelle Fehler (rot), Warnungen (gelb) und Hinweise (blau) an.
Adressdaten
Wenn die Adressdaten bereits hinterlegt sind, erkennt Henara den/die Patient*in automatisch und schlägt den passenden Eintrag vor. Achtung, bei blauen, verrutscht bedruckten Verordnungen den Eintrag nochmal kontrollieren, ob die erkannten Daten richtig sind.
Links neben dem Adressfeld sehen wir den Zuzahlungsstatus. Ist das erste Kästchen „befreit“ angekreuzt, müssen wir den/die Patient*in um Vorlage der Befreiungskarte für das aktuelle Jahr bitten und diese einscannen (mit dem großen Scanner auf der linken Seite). Erst dann tragen wir den Befreiungsstatus in der Patientenakte ein. Menschen unter 18 sind automatisch befreit, aber nur für Termine bis zum 18. Geburtstag.
Arztnummer
Über die Arztnummer kontrollieren wir, ob der richtige Arzt hinterlegt wurde. Findet Henara zur Arztnummer keinen Eintrag in unserer Arztliste, müssen wir über „Bearbeiten“ Name und Anschrift hinzufügen. Die Daten finden wir im Arztstempel unten rechts auf der Verordnung.
Verordnungsdatum
Das Verordnungdatum ist besonders wichtig. Verordnungen müssen innerhalb von 28 Tagen nach Ausstellung begonnen werden. Ist dieser Zeitraum beim ersten Termin überschritten, zeigt Henara in der Validierung eine Fehlermeldung in rot.
Eine Verordnung mit 6 Einheiten müssen wir innerhalb von drei Monaten nach Behandlungsbeginn fertigbekommen, für größere Verordnungsmengen haben wir sechs Monate Zeit.
Diagnosen
Die ICD-10-Codes erkennt Henara automatisch, genau wie die Leitsymptomatik. Nur bei blauen Verordnungen müssen wir hier selbst auswählen.
Diese Angaben sind besonders wichtig, wenn mehr als 6 Einheiten verordnet wurden. Höhere Verordnungsmengen werden nur bei bestimmten ICD-10-Codes, manchmal auch bei Kombinationen von zwei, von der Kasse bezahlt. Auch das Alter des Patienten spielt eine Rolle: ab dem 70. Lebensjahr gilt für bestimmte, altersbedingte Diagnosen ein Besonderer Verordnungsbedarf (BVB).
Wir können später im Validierungsfenster überprüfen, ob die Verordnungsmenge für diese Diagnosekombination zuässig ist. Wenn nicht, zeigt Henara einen Fehler in rot an.
Hat der/die Patient*in noch eine zweite Verordnung, müssen wir prüfen, ob die Kombination der beiden abrechenbar ist. Dazu gibt es die folgenden Regeln:
Wann sind Parallelverordnungen erlaubt?
- Abweichende ICD-10-Codes – auch wenn die Diagnosegruppe identisch ist
- Unterschiedliche Diagnosegruppen – auch wenn der ICD-10-Code identisch ist.
- Unterschiedliche Körperregionen (Lokalisationen) – auch wenn Diagnosegruppen und ICD-10-Codes gleich sind.
Heilmittel (nach Maßgabe des Kataloges)
Normalerweise erkennt Henara das Heilmittel selbst, ansonsten können wir das passende aus einer Liste auswählen.
Hat der Arzt „KG Gruppe“ verordnet, tragen wir KG ein und begründen bei der Abrechnung, dass keine Gruppe zustande gekommen ist.
Ist „Doppelbehandlung“ hinter dem Heilmittel vermerkt, dürfen wir Doppelbehandlungen machen, aber nur dann. Doppelstunden oder Doppeltermine werden von der Krankenkasse nicht erstattet.
Tipp: Wie lege ich Doppelbehandlungen an?
Dazu teilen wir die Behandlungmenge durch zwei und tragen das Ergebnis bei der Verordnungsmenge des Heiilmittels ein, anschließend setzten wir den Faktor auf zwei. Das bedeutet, dass bei jedem Termin zwei Einheiten verplant werden. Beispiel: ein 6er-Rezept mit MT ergibt als Doppelbehandlung drei Temine mit jeweils zwei EInheiten, also 40 Minuten. Die Verordnungsmenge eines eventuellen egänzenden Heilmittels halbiert sich ebenso, auch wenn der Arzt 6 Einheiten verordnet hat.
Sonstige Hinweise hinter dem Heilmittel können wir einfach ignorieren.
Behandlungseinheiten
Standardmäßig darf ein Arzt 6 Einheiten verordnen, das aber so oft im Jahr, wie er es für die Gesundheit des Patienten notwendig findet.
Ausnahme: KMT und Bindewebsmassage dürfen nur mit ingesamt 12 Einheiten im Quartal verordnet werden.
Verordnungen mit mehr als 6 Einheiten gibt es nur bei schweren Diagnosen (z.B. der Diagnosegruppen ZN bzw. PN) oder bei Patient*innen ab dem 70. Lebensjahr. Henara erkennt das in der Regel und zeigt es als Hinweis in der Validierung an. Manchmal gibt es dafür auch eine gesonderte Langzeitgenehmigung der Krankenkasse, die wir bei der Abrechnung mitschicken müssen. Dafür brauchen wir eine Kopie in unseren Unterlagen (am besten als Scan in der Patientenakte).
Tipp: Was tun, wenn die Verordnungmenge zu hoch ist?
- Wir können die Verordnung annehmen und sie nach 6 Einheiten abbrechen. Dazu vermerken wir auf der Rückseite als Abbruch den letzten Behandlungstermin und notieren unter Begründung „Verordnungshöchstmenge überschritten“.
- Wir fragen den/die Patient*in, ob es eine Langzeitgenehmigung von der Krankenkasse gibt.
- Wir bitten den/die Patient*in, die Verordnung ändern zu lassen.
Ergänzendes Heilmittel
Wie beim primären Heilmittel erkennt Henara normalerweise selbst, was verordnet wurde, ansonsten können wir es manuell auswählen.
Ist „Wärmetherapie“ ohne einen Zusatz verordnet, können wir auswählen, ob wir Heißluft, Rotlicht oder Fango verwenden und tragen das dann so im Heilmittel ein.
Bitte denkt daran, dass wir bei Doppelbehandlungen nur die Häfte der verordneten ergänzenden Heilmittel verabreichen dürfen.
Das ergänzende Heilmittel ist übrigens nicht Pflicht – verträgt ein Patient zum Beispie keine Wärme oder möchte bei seiner Zuzahlung etwas einsparen, können wir es auch weglassen und das bei der Abrechnung auf Seite 2 der Verordnung vermerken.
Therapiebericht
Ist der Therapiebericht angekreuzt, fragt Henara nach der Art des Berichts. Hier müssen wir leider den kleinen Bericht mit der Vergütung unter zwei Euro auswählen.
Hausbesuch
Ist beim Hausbesuch „ja“ angekreuzt, erhalten wir für Hausbesuche eine gesonderte Vergütung. Kann der Patient dennoch zu uns in die Praxis kommen, es das kein Problem – das Kreuz verpflchtet uns nicht zum Hausbesuch.
Ein Kreuz bei „nein“ ist übrigens nicht notwendig.
Therapiefrequenz
Bitte achet unbedingt auf die Frequenz – wenn wir sie überschreiten und mehr Behandlungstermine in einer Woche durchführen als verordnet, werden uns diese Termine nicht bezahlt. Eine Unterschreitung der Frequenz ist dagegen möglich. Bei einer Unterbrechung von mehr als 14 Tagen müssen wir eine Begründung auf der Verordnungsrückseite eintragen.
F für Urlaub
K für Krankheit
T für therapeutische Unterbrechung (z.B. Reha)
Den entsprechenden Buchstaben tragen wir bei der Abrechnung beim ersten Termin nach der Unterbrechung handschriftlich in das Kästchen der Zeilennummerierung ein (einfach über die Zahl drüberschreiben) und notieren in der Zeile Begründung zum Beispiel „F: Therapeut war im Urlaub“ oder „K: Patient war krank“.
Dringlicher Behandlungsbedarf
Vorsicht – ist diese Feld angekreuzt, verfällt die Verordnung, wenn wir sie nicht innerhalb von 14 Tagen beginnen.
Ist alles geprüft und sichergestellt, dass die Verordnung abrechenbar ist? Dann könnt ihr jetzt Termine vereinbaren.
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